Phần chìm của tảng băng trong hệ thống bảo trì

1. Kinh tế bảo trì: Thường bị lãng quên
   Tài sản lớn nhất của các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp thường bao gồm máy móc, thiết bị và nhà xưởng. Đầu năm 2014, ISO 55000: 2014 được Tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa ban hành liên quan đến hệ thống quản lý tài sản mà những nội dung chính bao gồm quản lý thiết bị và bảo trì.

Vì nhiều lý do bảo trì của Việt Nam lạc hậu so với thế giới hơn nửa thế kỷ và vấn đề kinh tế bảo trì thường bị lãng quên.

2. Chi phí bảo trí và quản lý chi phí bảo trí

Các công ty đều mong muốn làm sao để chi phí bảo trì thấp nhất. Người ta thường nghĩ rằng sản xuất thì mang lại doanh thu còn bảo trì chủ yếu là chi phí. Nhưng nếu không thực hiện tốt bảo trì thì sẽ còn phải chi phí nhiều hơn. Các chi phí bảo trì phải được kiểm soát bởi những người có tri thức về bảo trì. Thông thường các công ty cố gắng tối ưu hoá cục bộ bằng cách giảm chi phí bảo trì.

Một tư duy mang tính cách mạng trong bảo trì là chia chi phí bảo trì làm hai loại: trực tiếp và gián tiếp.

Chi phí bảo trì trực tiếp
Chi phí bảo trì trực tiếp là chi phí được chi trả trực tiếp cho các hoạt động liên quan đến bảo trì. Các chi phí bảo trì trực tiếp bao gồm:

1. Chi phí cho đào tạo và huấn luyện về bảo trì;
2. Tiền lương và tiền thưởng cho người bảo trì;
3. Chi phí cho phụ tùng thay thế;
4. Chi phí cho thiết bị, dụng cụ bảo trì;
5. Chi phí vật tư phục vụ bảo trì;
6. Chi phí cho hợp đồng thuê bảo trì bên ngoài;
7. Chi phí quản lý bảo trì;
8. Chi phí cho sửa đổi, cải tiến.

Lâu nay lãnh đạo của một số công ty trên thế giới và hầu hết của các công ty Việt Nam nghĩ rằng chi phí bảo trì bao gồm 8 loại chi phí trên và có xu hướng tìm cách giảm từng thành phần chi phí này.

Chi phí bảo trì gián tiếp
Chi phí bảo trì gián tiếp là các thiệt hại, tổn thất thu nhập hoặc các thiệt hại, tổn thất khác do ngừng máy, làm gián đoạn sản xuất gây ra. Cụ thể là:

1. Thiệt hại do tuổi thọ của máy giảm: nếu máy móc thiết bị không được kiểm tra thường xuyên và không được bảo trì hợp lý thì sẽ làm giảm tuổi thọ của máy.
2. Thiệt hại về năng lượng: công tác bảo trì không được thực hiện một cách đúng đắn sẽ làm cho máy móc tiêu thụ năng lượng cao hơn, thất thoát nhiều hơn.
3. Thiệt hại về chất lượng sản phẩm: khi thiết bị được bảo trì kém, chất lượng sản phẩm do nó làm ra sẽ bị giảm chất lượng, thiệt hại về mặt chất lượng sản phẩm sẽ xuất hiện. Nếu có quyết định thay đổi tình trạng bảo trì thì phải xem xét mối quan hệ giữa chi phí chất lượng và chi phí bảo trì.
4. Thiệt hại về năng suất: công tác bảo trì kém trong một thời gian dài sẽ làm giảm hiệu năng của thiết bị vì xuống cấp và hao mòn. Hiệu năng giảm sẽ làm giảm sản lượng, năng suất.
5. Thiệt hại do hao phí nguyên vật liệu: nếu công tác bảo trì kém, máy móc, thiết bị dễ làm phát sinh phế phẩm, gây hao phí nguyên vật liệu.
6. Thiệt hại do an toàn và môi trường lao động kém, gây hậu quả không tốt đến thái độ làm việc và năng suất lao động của công nhân: máy móc được bảo trì kém dễ gây mất an toàn máy móc và an toàn lao động, làm xấu đi môi trường lao động. Công nhân sẽ kém nhiệt tình, không an tâm trong sản xuất, năng suất làm việc giảm.
7. Thiệt hại về vốn: nếu công tác bảo trì được thực hiện kém thì số lần ngừng máy sẽ xuất hiện nhiều. Các lần ngừng máy này thường gắn liền với các thiệt hại quan trọng và đòi hỏi các phụ tùng thay thế phải được dự trữ nhiều hơn. Việc lưu trữ nhiều phụ tùng trong kho sẽ phát sinh chi phí vốn đầu tư ban đầu. Ở các nước công nghiệp phát triển chi phí lưu kho được tính toán xấp xỉ 35% giá trị vật tư được lưu trữ.
8. Thiệt hại về khả năng xoay vòng vốn: nếu công tác bảo trì kém, những hư hỏng sẽ làm đình trệ sản xuất. Nhà sản xuất sẽ không thể bán những sản phẩm ra thị trường và thu hồi các khoản tiền từ khách hàng, gây ảnh hưởng xấu đến khả năng xoay vòng vốn.
9. Thiệt hại do mất khách hàng và thị trường: công tác bảo trì kém sẽ dẫn đến các lần ngừng sản xuất ngoài kế hoạch và vi phạm thời hạn giao hàng. Khi đó khách hàng có thể cắt hợp đồng và lựa chọn các nhà cung cấp khác chắc chắn hơn.
10. Thiệt hại về uy tín: khi các lần ngừng máy xảy ra, nhà sản xuất sẽ không thể thực hiện đúng thời gian qui định nên sẽ mất uy tín với khách hàng.
11. Thiệt hại do vi phạm hợp đồng (nếu có) có khi bị kiện ra tòa án và có thể bị phạt vạ vì vi phạm hợp đồng.
12. Thiệt hại về doanh thu và lợi nhuận: những thiệt hại trên sẽ làm ảnh hưởng to lớn đến doanh thu và lợi nhuận cho nhà sản xuất.
13. Thiệt hại về chi phí nhân công: Khi mỗi lần ngừng máy để sửa chữa thì công nhân phải mất một khoản thời gian chờ đợi sửa chữa, tuy không làm ra sản phẩm, công ty vẫn phải trả lương cho họ.

Ngoài ra còn nhiều thiệt hại khác có thể được xác định tùy theo hoàn cảnh cụ thể của từng doanh nghiệp, nhà máy sản xuất.

3. Tảng băng chi phí bảo trì

Hai thành phần của chi phí bảo trì thường được thể hiện dưới dạng một tảng băng trôi (Hình1). Phần nổi của tảng băng có thể trông thấy được chỉ là một phần nhỏ của tảng băng, thể hiện các chi phí bảo trì trực tiếp (gồm 8 mục nói trên) được dễ dàng tìm thấy trong các công ty qua những số liệu lưu trữ ở phòng kế toán, tài chính. Còn phần chìm của tảng băng, không nhìn thấy được lại là phần lớn hơn nhiều. Phần không trông thấy được này chính là các chi phí, tổn thất, thiệt hại khác nhau do công tác bảo trì gây ra.

Ở Mỹ, có Công ty TDC (True Downtime Costs) chuyên làm dịch vụ tính các chi phí ngừng máy thực cho các công ty. Kinh nghiệm của họ cho thấy các chi phí ngừng máy thực thường gấp 10 lần giá trị thiệt hại mà các giám đốc công ty dự kiến hoặc cảm nhận.

Ở các nước có công nghệ bảo trì tiên tiến: chi phí bảo trì trực tiếp của một công ty trung bình bằng khoảng 4% tổng giá trị thiết bị của công ty, con số này có thể bằng 2,6% đối với ngành dầu khí, 8,6% đối với ngành luyện thép.

Chi phí bảo trì gián tiếp cũng trung bình bằng khoảng 4% tổng giá trị thiết bị.

Như vậy chiến lược bảo trì của doanh nghiệp là cần đầu tư cho chi phí bảo trì trực tiếp sao cho tổng chi phí bảo trì là nhỏ nhất (cả phần trên và phần dưới tảng băng).

Hình 1.  Tảng băng thể hiện chi phí bảo trì.

Tại Mỹ, người ta đã thống kê chi phí ngừng máy của một số ngành công nghiệp như được trình bày trong bảng 1.

Riêng một ngày rưỡi mất điện vào tháng 8 năm 2003 đã gây thiệt hại cho nước Mỹ 45 tỷ USD.

Tại Việt Nam, một số thống kê từ các học viên của những khóa đào tạo về bảo trì cho thấy chi phí ngừng máy của một số ngành công nghiệp như được trình bày trong bảng 2.

Đối với một quốc gia, có thể tính chi phí bảo trì theo GDP. Ví dụ chi phí bảo trì của nước Mỹ bằng khoảng 9% GDP của nước Mỹ, nghĩa là bằng khoảng 1.600 tỷ USD vào năm 2015.

Điều quan trọng là theo các chuyên gia thì 1/3 chi phí bảo trì này là những lãng phí không đáng có.

Giả sử có thể tính tương tự, nếu GDP của Việt Nam vào khoảng 180 tỷ USD và trình độ bảo trì của chúng ta kém Mỹ một chút thì chi phí bảo trì của Việt Nam có thể vào khoảng 10% GDP hay 18 tỷ USD/ năm.

Nhà máy điện hạt nhân Chernobyl sau khi xảy ra sự cố.

4. Một số tai nạn điển hình liên quan đến bảo trì

4.1 Nhà máy điện hạt nhân Chernobyl
Ngày 26/4/1986, thế giới chứng kiến tai nạn đắt giá nhất trong lịch sử.  50% lãnh thổ nước Ukraine bị nhiễm phóng xạ̣. 1,7 triệu người bị ảnh hưởng trực tiếp bởi phóng xạ. 125.000 người chết ngay lúc đó và một vài năm sau.

Tổng chi phí làm sạch môi trường, định cư người dân và bồi thường nạn nhân ước tính khoảng 200 tỷ USD.

Sự việc bắt đầu bằng một vụ nổ lớn ở lò phản ứng số 4 gây ra cháy rồi kéo theo một loạt các vụ nổ liên tiếp sau đó khiến cho lõi lò phản ứng hạt nhân bị tan chảy.

Do không có tường chắn, đám mây bụi phóng xạ tung lên từ nhà máy lan rộng ra một vùng rộng lớn, ảnh hướng đến nhiều quốc gia khác nhau.

Nhiều khu vực thuộc Ukraine, Belarus và Nga bị ô nhiễm trầm trọng.

Thảm họa này phát ra lượng phóng xạ lớn gấp 400 lần so với quả bom nguyên tử được ném xuống Hiroshima.

Nguyên nhân được xác định là do thiết kế, vận hành và bảo trì.

4.2 Dàn khoan Deepwater Horizon
Ngày 20/4/2010, dàn khoan Deepwater Horizon ở ngoài khơi Louisiana (Mỹ) trong Vịnh Mexico cháy nổ và gây tràn dầu khoảng 9,5 triệu lít/ ngày. 11 công nhân thiệt mạng.

Thâm hụt ngân sách liên bang của nước Mỹ tăng tới hàng trăm tỷ USD, bởi Chính phủ phải dùng đến khoản quỹ ứng biến khẩn cấp để xử lý dầu tràn. Bi kịch này khiến khả năng suy thoái kép của nền kinh tế Mỹ càng lớn hơn.

Ước tính thiệt hại về môi trường và kinh tế trong khoảng 40 tỉ – 100 tỉ USD.

TT Obama đánh giá vụ tràn dầu, được xem là thảm họa môi trường lớn nhất lịch sử Mỹ, sẽ tiếp tục ảnh hưởng đến nước này trong nhiều thập kỷ tới, tương tự sự kiện khủng bố 11-9-2001.

Vụ tràn dầu đã khiến cổ phiếu của Công ty BP rơi từ 60 xuống chỉ còn 30 USD, tương đương với tổng giá trị thị trường giảm tới 90 tỷ USD.

BP phải trả chi phí dọn sạch môi trường có thể lên tới 23 tỷ USD và phải chịu thêm 14 tỷ USD bồi thường cho hai ngành du lịch và thủy hải sản của vùng Vịnh Mexico.

Nguyên nhân được xác định là do vận hành và bảo trì.

5. Thách thức và cơ hội

Ở Việt Nam, nhiều sự kiện xảy ra liên quan đến bảo trì, từ các vụ cháy, tai nạn giao thông, cầu treo bị sập, cần cẩu gãy,… cho đến những hư hỏng thường xuyên tại các nhà máy. Cho đến nay chưa có thống kê về thiệt hại kinh tế và xã hội liên quan đến những yếu kém do bảo trì. Nhưng nơi nào có phàn nàn, nơi đó có cơ hội. Nếu doanh nghiệp nào nhận ra rằng làm tốt công tác bảo trì có thể mang lại những lợi ích như sau, từ kinh nghiệm của các nước:

Hình 4. Dàn khoan Deepwater Horizon đang được chữa cháy.

Tăng 15 đến 25% thời gian chạy máy, năng suất sản xuất và doanh thu,

Tăng 20 đến 30% năng suất của đội ngũ bảo trì,

Tăng 25 đến 30% các công việc bảo trì có kế hoạch,

Giảm 10 đến 25% sửa chữa khẩn cấp,

Giảm 20 đến 30% lượng tồn kho phụ tùng,

Giảm 10 đến 20% chi phí bảo trì,

Giảm 10 đến 20% năng lượng tiêu thụ,

Cải thiện chất lượng sản phẩm,

Cải thiện hiệu quả sử dụng thiết bị toàn bộ (OEE),

Cải thiện chi phí chu kỳ sống của thiết bị,

Cải thiện an toàn và môi trường,

Thỏa mãn khách hàng nhiều hơn,

Tăng đáng kể lợi nhuận, thì bảo trì chính là con gà đẻ trứng vàng của chính doanh nghiệp đó.

Tài liệu tham khảo:
[1] Phạm Ngọc Tuấn, Quản lý bảo trì công nghiệp, Nhà xuất bản Đại học quốc gia TP.HCM, 2010.
[2] Phạm Ngọc Tuấn, Kỹ thuật bảo trì công nghiệp, Nhà xuất bản Đại học quốc gia TP.HCM, 2012.